関東地方の開業15年目の整形外科クリニックの院長からの相談です。
「優秀な事務受付の常勤スタッフ（以下、正職員）から、自身の病気の治療のため４～６カ月の間、火曜日と金曜日は通常よりも１時間早く帰りたいと相談がありました。このようなとき、これまではパートタイマーに転換してもらっていましたが、本人には正職員として勤務を続けたい意向があり、パートタイマーへの転換を打診すると退職してしまうかもしれません。当院としても彼女がいないと事務受付部門が回らない現状があり、継続して勤務を続けてほしいと考えております。どのような対応方法があるのでしょうか」

病気の治療を受けるために時間の制約があるスタッフを正職員として雇用し続けるには、次の３つの方法が考えられます。

基本的に雇用契約は所定労働時間を勤務することを前提とするため、早退など所定労働時間を働くことができないのは問題です。
しかし、治療のためといった理由や期間を限定してクリニックが特別に早退を認め、一方で、他のスタッフとのバランスをとるためにも勤務できない時間数相当分の賃金を控除して対応する方法がとられることがあります。その際は、通常本人が行う業務を他の職員が代わって行うこととなるため、他の職員への説明や協力の依頼をした上で認めることをお勧めします。

準備業務などのために始業・終業時刻を繰り上げ、通常の始業の１時間前に出勤してもらい、１時間早く帰ることができるようにする方法も考えられます。また、休憩時間が法定よりも長いときには本来休憩時間とされている時間に電話番を任せるなどの業務があれば、そちらを依頼し、１日の労働時間数を変えずに希望する時間に帰宅させることができる場合もあります。

例えば、月曜日と火曜日は勤務時間を１時間短くし、残りの曜日のうち２日は、１時間長く勤務をしても差し支えないようであれば、このような働き方をさせることが可能です。このとき、１日８時間を超える日があれば、変形労働時間制を適用しておく必要があります。
継続して働き続けることができる環境を整備することで、医院も人材確保や人材流出の防止につながるため、対応可能な範囲で労働条件の変更を検討したいものです。また、治療が予定よりも長期にわたる可能性もあるため、条件変更の措置をいつまで認めるのかといった制度の整備も検討しておくとよいでしょう。

業務のすべてを把握している優秀なスタッフは院長にとって頼りになる一方、脅威となることもあります。優秀なスタッフにしかわからない業務があれば、その人が退職や休職してしまうと、たちまち業務がストップする状態になるからです。私どもはこのことを「人に業務がつく」と定義しています。人に業務がつき、ある特定のスタッフに業務を依存しなければならない状態が続くと、クリニックは脆弱な組織になっていきます。
特定のスタッフに依存しない組織づくりにチャレンジしているクリニックの事例をお伝えします。
STEP１． クリニックの業務をすべて把握するために各部門の業務一覧表を作成する
自院の業務をすべて一覧できるように棚卸します。下記に受付事務の業務棚卸の事例を掲載しておきます。
STEP２．自己評価してもらってください
【指：他のスタッフへ指導できるレベル、自：自立して一人でできる、サ：サポートがあればできる、未：できない（やったことがない）】として、各スタッフに業務の自己評価をしてもらいます。
STEP3. 一人にしかできない業務をリストアップする
一人にしかできない業務をリストアップします。その業務こそが「人に業務がついている」業務なので、リストアップした業務について手順化、マニュアル化して他のスタッフができるようにしましょう。進捗状況も確認します。



上記のSTEP１～３を１年継続することで特定の人にしかできない業務が８割以上減少した事例も出ています。上記を参考に、自院に合ったやり方でもいいので、特定のスタッフに依存しない組織づくりにチャレンジしていただきたいと思います。


【2024. 11. 1 Vol.603 医業情報ダイジェスト】