中国地方の開業20年目の整形外科クリニックの院長からの相談です。
「優秀な事務受付の常勤スタッフ（以下、正職員）から、自分自身の病気の治療のため６ヶ月間、火曜日と金曜日は通常よりも１時間早く帰りたいと相談がありました。このようなとき、これまではパートタイマーに転換してもらっていましたが、本人には正職員として勤務を続けたい意向があり、パートタイマーへの転換を打診すると退職してしまうかもしれません。当院としても彼女がいないと事務受付部門が回らない現状がありますので、勤務を続けてほしいと考えております。どのような対応方法があるのでしょうか」

病気の治療を受けるなど、時間の制約があるスタッフを正職員として雇用し続けるには、次の３つの方法が考えられます。

基本的に雇用契約は所定労働時間を勤務することを前提とするため、早退など所定労働時間を働くことができないのは問題です。
しかし、クリニックが治療のためといった理由や期間を限定し、特別に早退を認めた上で、他のスタッフとのバランスをとるためにも勤務できない時間数相当分の賃金を控除して対応する方法がとられることがあります。この場合、通常本人が行う業務を他の職員が代わって行うこととなるため、他の職員への説明や協力の依頼をした上で認めることをお勧めいたします。

準備業務などのために始業・終業時刻を繰り上げ、通常の始業の１時間前に出勤してもらい、１時間早く帰ることができるようにする方法も考えられます。また、休憩時間が法定よりも長いときには本来休憩時間とされている時間に電話番を任せるなどの業務があれば、そちらを依頼し、１日の労働時間数を変えずに希望する時間に帰宅させる方法も考えられます。

例えば、月曜日と火曜日は勤務時間を１時間短くし、残りの曜日のうち２日、１時間長く勤務をしても差し支えないようであれば、このような働き方をさせることが可能です。このとき、１日８時間を超える日があれば、変形労働時間制を適用しておく必要があります。

継続して働き続けることができる環境を整備することで、医院も人材確保や人材流出の防止につながるため、対応可能な範囲での労働条件の変更を検討したいものです。また、治療が予定よりも長期にわたる可能性もあるため、条件変更の措置をいつまで認めるのかといった制度の整備も検討しておくとよいでしょう。

業務のすべてを把握している一人の優秀なスタッフは院長にとって頼りになる一方、脅威となることもあります。優秀なスタッフにしかわからない業務があれば、そのスタッフが退職や休職してしまうと、たちまち業務がストップするからです。私どもはこのことを「人に業務がつく」と定義しています。人に業務がつき、ある特定のスタッフに業務を依存しなければならない状態が続くと、クリニックは脆弱な組織になっていきます。

下記に、特定のスタッフに依存しない組織づくりにチャレンジしているクリニックの事例をお伝えします。

STEP１．クリニックの業務をすべて把握するために各 部門の業務一覧表を作成する
自院の業務をすべて一覧できるように棚卸します。下記に受付事務の業務棚卸の事例を掲載しておきます。

STEP２．自己評価してもらう
【指：他のスタッフへ指導できるレベル、自：自立して一人でできる、サ：サポートがあればできる、未：できない（やったことがない）】として、各スタッフに業務の自己評価をしてもらいます。

STEP 3．一人にしかできない業務をリストアップする
一人にしかできない業務をリストアップしていただきます。リストアップした業務こそが「人に業務がついている」業務なので、リストアップした業務について手順化、マニュアル化して他のスタッフができるようにしておきます。進捗状況も確認しましょう。



上記のSTEP１～３を１年継続することで特定の人にしかできない業務が８割以上減少した事例も出ております。
上記を参考にしても、自院に合ったやり方でもいいので、特定のスタッフに依存しない組織づくりにチャレンジしていただきたいと思います。


【2024. 5. 15 Vol.592 医業情報ダイジェスト】