電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類（帳簿・決算関係書類・取引先とやりとりした請求書・領収書などの書類）を、電子データで保存するためのルールを定めた法律です。
国税に関わる重要な書類をデータ保存することにより、必要な書類をすぐに探し出せるなどのメリットが期待されています。電子データ（電磁的記録）による保存方法としては、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の３つに区分されます。



電子帳簿保存法は2021年度に改正が行われ、実は2022年１月１日より施行されています。改正の大きなポイントは、「電子取引のデータ保存」が義務化されたことです。電子的に受け取った取引データはデータのままで保存しなければなりません。この点についてはテレビCM等で既にご存じではないでしょうか。
しかし、「令和４年度税制改正大綱」において、電子取引のデータ保存に関して２年間の宥恕措置期間が設けられることになりました。つまり、2023年12月31日までは、電子的に取引した請求書や領収書をプリントアウトし、税務調査等の必要な際に提示できるようにしていれば問題ありませんでした。この宥恕期間はあくまでも準備期間であることから、現時点でデータ保存に移行できていない事業者も2024年１月までに対応が必要になったことで、電子帳簿保存法が同月をもって義務化されたかのような話になっているのです。

ここまでお読みいただければ、既にお分かりかと思いますが、改正電子帳簿保存法に対応するためには、上述にある３種類の電子データによる保存方法のうち、まずは「電子取引のデータ保存」に対応することが最優先になります。換言すれば、取引先とデータでやりとりした書類をプリントアウトではなく、そのままのデータによる保存に移行出来ればまずはクリアということになるでしょう。「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」は任意での対応になるため、今回は、電子取引のデータ保存へ移行するための必要な対応を考えてみたいと思います。

紙を介さない取引=電子取引と考え、各取引を整理してみましょう。結果として、医療機関においても、一般の事業会社と同じく以下のような範囲が電子取引になると考えられます。

このような取引は、経理部門だけでなく、購買・施設管理・人事総務などさまざまな部門で行われていると思います。各部門に存在する電子取引のデータをいかに共有のフォルダ等を介しながら、経理部門の会計データと「電子のまま」連携させられるかが重要となってきます。そのためには、電子データの保存方法・場所を定めることがポイントになります。

保存する電子取引のデータが、適切な取引であることを証明できなければなりません。そのためには、データの保存方法や場所を決めるにあたり、以下のいずれかを満たした状態で保存する仕組みの整備が必要になります。

このような要件が求められるため、結果としてタイムスタンプ・訂正削除履歴が残るシステムの導入などを検討せざるをえないのが実情ではないでしょうか。

医療機関では、医薬品等の購買や医療機器購入・保守などを中心にまだまだ根強い「紙文化」がしっかりと残っており、そもそも保存すべき電子取引のデータがそこまで多くないのではないでしょうか。そのことからも電子帳簿保存法への対応スピードは監査先や顧問先を見ていても決して十分とは言えないように感じています。しかし、医療機関における管理部門の労働生産性を高め、「脱紙文化」を図っていくため、電子帳簿保存法を契機に業務フローを改善してもらいたいと思います。


【2024. 1. 1 Vol.583 医業情報ダイジェスト】